Reisekostenrechner
Verpflegungspauschale, Übernachtung, Fahrtkosten und Nebenkosten einer Dienstreise im Inland – einschließlich der Kürzung für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten. Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG, Stand 2026.
- Verpflegungspauschale
- 56,00 €
- Kürzung für Mahlzeiten
- − 11,20 €
- Verpflegung nach Kürzung
- 44,80 €
- Übernachtung
- 40,00 €
- Fahrtkosten
- 72,00 €
- Kilometerabrechnung
- 240 km × 0,30 €
- Nebenkosten
- 0,00 €
Pauschalen für Reisen im Inland, Stand 2026.
Die vier Bestandteile einer Reisekostenabrechnung
Eine Dienstreise wird nicht als ein einziger Betrag abgerechnet, sondern setzt sich aus vier voneinander unabhängigen Positionen zusammen. Jede folgt eigenen Regeln – deshalb ist eine Pauschale „pro Tag“ ohne weitere Angaben nie belastbar.
| Position | Grundlage | Nachweis |
|---|---|---|
| Verpflegungsmehraufwand | Feste Pauschale nach Abwesenheitsdauer | kein Beleg nötig |
| Übernachtung | 20 € pauschal oder tatsächliche Kosten | Rechnung bei Einzelnachweis |
| Fahrtkosten | 0,30 € je gefahrenem Kilometer oder Ticketpreis | Fahrtenaufzeichnung, Ticket |
| Reisenebenkosten | tatsächlich angefallene Beträge | Belege erforderlich |
Verpflegungspauschale im Inland
Maßgeblich ist allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – nicht die Arbeitszeit und nicht die Entfernung.
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Volle 24 Stunden abwesend | 28,00 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägig) | je 14,00 € |
| Eintägig, mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
| Eintägig, bis 8 Stunden | 0,00 € |
Am An- und Abreisetag kommt es auf die Stundenzahl nicht an: Wer um 22 Uhr abreist, erhält für diesen Tag dieselben 14 € wie jemand, der schon morgens aufbricht. Voraussetzung ist lediglich eine Übernachtung außerhalb der Wohnung.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Sobald der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit stellt, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzung bemisst sich immer an der vollen Tagespauschale von 28 € – auch an Tagen, an denen nur 14 € zustehen.
| Mahlzeit | Anteil | Kürzungsbetrag |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Daraus folgt ein Ergebnis, das häufig überrascht: Am An- oder Abreisetag können Frühstück und Abendessen zusammen 16,80 € kosten, obwohl für diesen Tag nur 14 € angesetzt werden. Die Pauschale sinkt dann auf null – ein negativer Betrag entsteht jedoch nicht und wird auch nicht mit anderen Tagen verrechnet.
Das im Hotelpreis enthaltene Frühstück gilt ebenfalls als gestellte Mahlzeit, selbst wenn es nicht eingenommen wird.
Fahrtkosten sind nicht die Pendlerpauschale
Die beiden Sätze werden regelmäßig verwechselt, weil beide „pro Kilometer“ abrechnen. Sie betreffen aber unterschiedliche Wege und zählen unterschiedlich.
| Dienstreise | Arbeitsweg | |
|---|---|---|
| Gezählte Strecke | Hin- und Rückfahrt | nur einfache Strecke |
| Ziel | auswärtige Tätigkeitsstätte | erste Tätigkeitsstätte |
| Erstattung durch Arbeitgeber | steuerfrei möglich | nur als Werbungskosten absetzbar |
Wer 120 km zu einem Kunden und wieder zurück fährt, rechnet also 240 km ab. Beim täglichen Arbeitsweg über dieselbe Distanz wären es 120 km.
Die Dreimonatsfrist
Der Anspruch auf Verpflegungspauschale ist zeitlich begrenzt. Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht, entfällt die Pauschale nach drei Monaten. Übernachtungs- und Fahrtkosten bleiben weiterhin erstattungsfähig.
Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang. Auf den Grund der Unterbrechung kommt es dabei nicht an – Urlaub und Krankheit zählen ebenso wie ein Einsatz an einem anderen Ort.
Auslandsreisen
Für Reisen ins Ausland gelten länderweise – teils sogar stadtweise – festgelegte Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich in einem Schreiben veröffentlicht. Die Systematik bleibt identisch: voller Tag, An- und Abreisetag, Kürzung um 20 beziehungsweise 40 Prozent. Nur die Beträge unterscheiden sich. Dieser Rechner bildet die Inlandssätze ab.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
Für Dienstreisen im Inland gelten 28 € bei einer vollen Abwesenheit von 24 Stunden und 14 € für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise. Bei eintägigen Reisen gibt es 14 €, sofern die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt. Bis einschließlich acht Stunden besteht kein Anspruch.
Wie wird die Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?
Die Kürzung bemisst sich immer an der vollen Tagespauschale von 28 €, unabhängig davon, ob am betreffenden Tag 28 € oder 14 € zustehen. Ein Frühstück kürzt um 20 Prozent (5,60 €), Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent (11,20 €). Die Pauschale kann höchstens auf null sinken, ein negativer Betrag entsteht nicht.
Was gilt bei einer eintägigen Dienstreise?
Entscheidend ist die Dauer der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Über acht Stunden werden 14 € angesetzt, bis einschließlich acht Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale. Fahrtkosten und Reisenebenkosten bleiben davon unberührt und sind weiterhin erstattungsfähig.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale im Inland?
Ohne Einzelnachweis kann der Arbeitgeber 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten. Liegt eine Rechnung vor, sind stattdessen die tatsächlichen Kosten erstattungsfähig – das ist bei Hotelübernachtungen fast immer günstiger. Enthält die Rechnung ein Frühstück, ist die Verpflegungspauschale um 5,60 € zu kürzen.
Welche Kilometerpauschale gilt bei Dienstreisen?
Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw können 0,30 € je gefahrenem Kilometer angesetzt werden – und zwar für Hin- und Rückfahrt zusammen. Das ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, bei der nur die einfache Strecke zählt.
Was zählt zu den Reisenebenkosten?
Erstattungsfähig sind unter anderem Parkgebühren, Maut, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonate sowie Kosten für die Unfallversicherung während der Reise. Nicht dazu gehören Bußgelder, Minibar und private Ausgaben.
Was bedeutet die Dreimonatsfrist?
Wer länger als drei Monate ununterbrochen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet, verliert danach den Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang – unabhängig vom Grund der Unterbrechung.
Sind Tagegeld, Spesen und Verpflegungsmehraufwand dasselbe?
Umgangssprachlich meist ja. Der steuerrechtliche Begriff lautet Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs. 4a EStG. Tagegeld und Spesen sind betriebliche Bezeichnungen für dieselbe Leistung. Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig.
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Ob Reisezeiten als Arbeitszeit zählen, wirkt sich auf die Tagesbilanz aus – die Nettoarbeitszeit eines Tages ermittelt der Arbeitszeit Rechner. Den Wert einer Arbeitsstunde zeigt der Stundenlohn Rechner.